Maar wie dat doet, krijgt op de kop van de coach: ‘Dit is precies de reden van het programma. Pak die rol en ga het volwassen gesprek aan met je opdrachtgever. Zeg wat je nodig hebt, zodat het toch gaat werken.’ Daarmee wordt de opdracht duidelijk, is het resultaat samen te bespreken en kun je zelfs wanneer je als stagiair binnenkomt, er in een volwassen relatie met je leidinggevende heel fatsoenlijk uitkomen.
Volwassen worden deelnemers
Een deelnemer wilde de leidinggevende rol oefenen. Dat was niet de intentie van het programma, omdat het lastig leidinggeven is in één week per maand. Hij is toch zelf op zoek gegaan naar een mogelijkheid. Dat is het mooie: als iemand in zijn kracht komt en iets wil, moet hij daar zelf initiatief in nemen en dan blijkt het ook te kunnen.
Leidinggeven bestaat uit veel aspecten, bijvoorbeeld projectmatig werken, onderzoek doen naar de mogelijkheden van maatschappelijk verantwoord ondernemen of het ziekteverzuim verminderen. Dat komt allemaal aan bod in de dagelijkse aansturing. Hij heeft heel operationeel de weekstart en de functionele planning gedaan voor die weken dat hij de opleiding volgde en is bij functioneringsgesprekken aanwezig geweest.
Wat heeft het mij opgeleverd?
Ik heb destijds aanleiding gezien om het initiatief voor een dergelijk programma verder vorm en inhoud te geven en een begeleidende rol te spelen. Het heeft mij de leermogelijkheid geboden om zoiets te organiseren en het management mee te krijgen. Ik krijg waanzinnig veel energie als ik om kan gaan met mensen die zelf willen ontwikkelen. Als ik die in hun kracht kan krijgen met coaching en een opleiding, kan ik daar dag en nacht op doorgaan.
Hoe krijg je zo’n programma afgestemd met de lijn?
Aanvankelijk was het voorstel om de deelnemers helemaal uit hun eigen werk te halen, maar dat werd een week per maand. Anders hadden we voor die anderhalf jaar nieuwe capaciteit moeten aantrekken en dat was een te grote kostenpost. Een sterk punt was dat de stuurgroep was samengesteld uit een afvaardiging van de lijn, waardoor we voor continue afstemming heel korte lijnen hadden.
Adviezen
Voor een succesvol programma heb ik twee adviezen: houd het kneedbaar en ga voor een externe coach.
Houd het kneedbaar
De opzet van het programma moet kneedbaar zijn. Gedurende het programma kan een verandering van behoeften ontstaan en daar moet je op kunnen inspelen. Na iedere opdracht van een halfjaar hebben we het programma geëvalueerd. Zo hebben we opdrachten kunnen zoeken die beter passen bij de specifieke deelnemers, al hadden we aanvankelijk de opdrachten al vastliggen.
Neem bovendien als projectleider de vrijheid om het naar eigen inzicht uit te voeren. Ik heb niet voor elke kleine aanpassing toestemming hoeven vragen. Zolang het binnen de doelstellingen bleef, kregen ook de deelnemers en de organisatie de vrijheid. Met een kleine stuurgroep met maar vier mensen; een senior HR-adviseur, twee MT-leden en de opdrachtgever kon ik makkelijk schakelen en kwamen we vooruit.
Externe coach, maar niet vrijblijvend
Ga voor een externe coach die vanuit de organisatie de ruimte krijgt en een onafhankelijke positie kan innemen. De deelnemers mogen niet twijfelen of vertrouwelijkheden in de organisatie terechtkomen en of ze er later last van hebben als ze die persoon in een andere hoedanigheid treffen.
De coach van KSG was nooit vrijblijvend; als een deelnemer bijvoorbeeld niet zoveel zin had, zei ze: ‘Jij wil je ontwikkelen, dan heb je deze rol op te pakken en ga je dat laten zien.’
Die betrokkenheid heeft zij van nature en dat hoort misschien ook bij KSG. We hebben continu afgestemd en dezelfde doelen voor ogen gehad. Voor coach had ook kunnen staan: moeder, scheidsrechter, vertrouweling of trainer.
Growth mindset
De doelstelling voor de pilot is geslaagd: we hebben een potentieel aan leidinggevenden gecreëerd, die in staat zijn om vrijgekomen en nieuwe managementfuncties in te vullen. Inmiddels hebben al een aantal deelnemers een leidinggevende functie.”
Matthijs Boer concludeert:
