Opgavegericht werken bij Economische Zaken

Hoe borg je de samenwerking in een breed cultuurtraject?

“KSG vertaalt de theorie van NSOB naar een geborgde samenwerking tot voorbij de nieuwe indeling van departementen.”

Uitdaging

Van 2015 tot 2018 heeft KSG voor het ministerie van Economische Zaken (EZ) Opgavegericht Werken ingevoerd voor bijna duizend ambtenaren. Programmamanager Anke Sikkema van Samen in Beleid: “De aanleiding was tweeledig: het groeiende belang om maatschappelijke opgaven in samenwerking met collega’s, andere partijen en burgers aan te gaan. En te leren wat dat van ons vraagt. Daarnaast waren EZ en LNV samengegaan en was er behoefte om meer samen op te trekken en van elkaar te leren. Genoeg redenen voor de start van Samen in Beleid.

Onze keuze voor KSG

KSG heeft in samenwerking met thought leaderde Nederlandse School voor Openbaar Bestuur (NSOB) Opgavegericht Werken praktisch geïmplementeerd. Bij de aanbesteding was het een voorwaarde dat het bureau de samenwerking opzocht met andere experts, KSG heeft als hoofdaannemer een consortium gevormd met NSOB en 2  Participate.

NSOB

De inbreng van NSOB is belangrijk geweest om een kapstok van een gemeenschappelijke taal te bieden over de rollen van de overheid. We werkten met een kwadrant met vier verschillende perspectieven op overheidsrollen. Vaak heeft een ambtenaar verschillende rollen binnen één dossier.” [plaatje van model]

KSG en NSOB vullen elkaar aan

Prof. Dr. Martijn van der Steen (adjunct-directeur & decaan NSOB): “Het programma Samen in Beleid werkt vanuit een theoretisch conceptueel raamwerk dat de NSOB heeft ontwikkeld. EZ heeft dat raamwerk omarmd en KSG heeft het praktische houvast gegeven en in een trainingsprogramma vertaald. KSG heeft een talent om ingewikkelde concepten praktisch te maken en deze in trainingen om te zetten. Mooie werkvormen die creatief en uitdagend zijn, zonder dat het zweverig wordt.”

Aanpak KSG van Opgavegericht Werken

Sikkema: “Wanneer de samenleving verandert komen er nieuwe rollen bij. We hebben dat gecombineerd met de interne opgave om elkaar beter te leren kennen. Met KSG hebben we dit langlopend en departementbreed opgezet voor alle ambtenaren.

Opgavegericht werken: Maatschappelijke uitdaging centraal

Opgavegericht werken noemden wij ‘Maatschappelijke uitdaging centraal’; de integrale opgave waarin je zelf maar een schakel bent, op welk niveau ook. Heb je ook echt de maatschappij of de organisatie geholpen?

Programmastructuur

We hebben de groep opgedeeld in vijf tranches, breed vertegenwoordigd van landbouw en energie tot digitale ontwikkelingen met collega’s van beleid, staf en bedrijfsvoering. Vanaf het begin hebben we ook collega’s van de toezichts- en uitvoeringsorganisatie bij de leerwerktrajecten betrokken. Dit leverde meer begrip voor de rol en positie van de overheid.

Feedback loop

Met de trainers van KSG hebben we elke tranche geëvalueerd. Bij de derde tranche hebben we bijvoorbeeld ‘gast aan tafel’ geïntroduceerd – dat hebben de deelnemers bijzonder gewaardeerd. Ze konden iemand uit hun netwerk uitnodigen. We kregen terug hoe zij tegen ons aankeken en men kon ‘s avonds toepassen wat men overdag had geleerd.

Verbinding met de ambtelijke top

In de ‘Verkenningen’ is ook altijd iemand van de bestuursraad betrokken; die verbinding met de ambtelijke top is essentieel. In de ochtend waren er gesprekken met directeuren en MT-leden om de verbinding te leggen tussen de theorie van opgavegericht werken en de praktijk.

Vervolgbijeenkomsten

Na de Verkenning volgden drie dagdeelbijeenkomsten met tussendoor intervisie. Je kon je werkopdracht aanscherpen, verder sparren of een workshop volgen over bijvoorbeeld Transactionele Analyse https://www.ksgtrainersconsultants.nl/transactionele-analyse/, wat mij persoonlijk veel inzicht heeft gegeven.

Versnellers

KSG heeft daarnaast met versnellers gewerkt; collega’s begeleidden de groep naast KSG om de nieuwe werkwijze te borgen. De KSG-trainers gaven in hun trainingen de versnellers een rol die bij elke tranche iets groter werd.”

Het gaat om gedrag

Van der Steen: “Het programma Samen in Beleid vereist opgavegericht werken: snappen wat het is en dat vervolgens omzetten in concreet gedrag. Dat maakt ook dat zo’n traject echt over het dagelijks werk van de deelnemers gaat. Samen in Beleid is geen programma op een abstract strategisch niveau; het gaat om het werk dat mensen zelf dagelijks doen.

NSOB brengt de theoretische concepten en KSG vertaalt die in werkvormen en trainingsvormen, zodat de ambtenaren er ook gedrag aan verbinden: wat kan ik doen, hoe ziet het eruit en hoe werkt het?

Ambtenaren zijn vaak slim, hoog opgeleid en ze hebben veel ervaring. Dus ze snappen alles wel, maar dat omzetten in gedrag is lastig. Snappen is nog niet doen. Daarvoor zijn de trainingen van KSG.

Hoe werk je samen in netwerken?

Het conceptuele model dat we in Samen in Beleid gebruiken laat zien dat er verschillende manieren en rollen voor overheidssturing zijn. Je kunt op veel manieren in netwerken samenwerken, bijvoorbeeld als dominante partij of volgend. Je moet je in elke rol op een andere manier gedragen.

Vertaling van weten naar doen

Mensen snappen heel goed dat je anderen nodig hebt; natuurlijk moet je rekening houden met de ander. Maar hoe? Hoe ziet het eruit, zo’n open dialoog aangaan met partijen waarmee je voorheen nooit aan tafel hebt gezeten? Hoe kun je het gesprek voeren om tot een gedeelde agenda te komen? En hoe ga je om met andere partijen die verrast zijn dat je als overheid echt wil samenwerken?

Dat heeft KSG mooi vertaald in hun training: vanuit academische concepten naar concrete werkvormen voor het trainen van praktische handelen.”

Resultaat: Samen in Beleid leeft

Sikkema: “Het resultaat was dat opgavegericht werken echt een thema is geworden in het hele departement. Collega’s spraken elkaar aan: ‘Doe je het wel volgens Samen in Beleid?’ De term kwam zelfs terug in nota’s, overleggen en gesprekken.

Ik heb gemerkt dat we als inhoudelijk gedreven departement nu meer waardering hebben voor het proces en de mensen die daar goed in zijn.

Resultaat: ook samen in beleid na de scheiding

Nog tijdens het programma werden EZ(K) en LNV weer aparte departementen. Veel mensen vonden dat jammer, omdat we juist zo goed op weg waren met opgavegericht werken en onderling samenwerken. Tegelijk zagen we dat deze manier van werken over organisatiegrenzen heen gaat en dus relevant blijft. Ook heeft het denken in de geest van Samen in Beleid geleid tot een organisatiestructuur met een ‘gedeelde wolk’ in het midden, met bijvoorbeeld de juridische afdeling. Uniek in overheidsland.

Leermomenten en conclusie

Samen in Beleid was een gezamenlijk traject van KSG en het departement. Het heeft erg geholpen dat we een inhoudelijk onderliggend stuk hadden voordat we Samen in Beleid begonnen: Uitdagingen van Morgen. Daarmee kreeg het programma een bredere inbedding.

Steun van de top samen met het proces van onder naar boven is essentieel voor een groot en breed programma als dit. Niet alleen in woord, maar ook in gedrag; de SG liet dat zien door de kick-offs echt in zijn agenda te reserveren. 

“Breng een programma niet alsof dat het begin van iets heel nieuws is; de beweging is meestal al langer gaande en dat kun je met een programma versnellen. Zet kleine stappen, wees blij met kleine successen en zet de spotlights op mooie voorbeelden.”