Een stabiele basis voor POOL

Binnen de ministeries van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) en Economische Zaken en Klimaat (EZK) werken ruim 50 project- en programmamanagers en 60 rijkstrainees binnen POOL – de collectieve projectenpool – aan diverse prioritaire vraagstukken. Voor meer rust, structuur en gedeelde verantwoordelijkheid, ging de pool de samenwerking aan met KSG.

 

In 2018 splitste het voormalige ministerie van Economische Zaken op in de ministeries Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) en Economische Zaken en Klimaat (EZK). Organisatorisch had dat nogal wat voeten in aarde. Ook voor POOL. Jantien Lievense, het hoofd van de pool, kreeg niet alleen de taak de pool in goede banen te leiden, maar mocht ‘m ook flink uitbreiden. Daar kon ze wel wat hulp bij gebruiken, vertelt ze. “Ik heb Chiel Zwarts van KSG leren kennen tijdens een traject dat hij begeleidde bij het ‘oude’ ministerie van Economische Zaken. We hadden een goede klik én hij kent onze organisatie, context en de vraagstukken waar wij mee worstelen. KSG was de aangewezen partij om ons te helpen met dit ontwikkeltraject.”

 

Met zorg uitbreiden
“De pool (met bijna 120 mensen) aansturen met één of twee personen was niet haalbaar. We moesten het managementteam dus uitbreiden” legt Jantien uit. “Ons idee: managementtaken verdelen over een aantal projectleiders binnen de pool. We wilden mensen met de voeten in de klei én verantwoordelijkheid voor het geheel. Daarvoor hebben we vacatures uitgezet binnen de pool en sollicitatierondes gehouden.”

 

Verantwoordelijkheden delen
Op een gegeven moment liep er heel veel tegelijk. Jantien: “We stelden het nieuwe managementteam samen, waren bezig met de werving en selectie van nieuwe projectmanagers én we moesten ook de organisatie toekomstbestendig maken. De projecten van onze klanten liepen natuurlijk ook gewoon door. In die periode hielp KSG ons vooral de drukte het hoofd bieden, door mee te denken, ervaringen te delen, en kritische vragen te stellen. Wat is onze stip op de horizon? En wat is er nú nodig? Eerst bekeken we dat met z’n tweeën, later met het hele (nieuwe) MT. Voor mij persoonlijk betekende dat vooral delen en loslaten.”

 

Gedeeld leiderschap
POOL heeft toegewerkt naar het model ‘Gedeeld Leiderschap’ en een adviesproces geïntroduceerd. Dat betekent dat iedereen binnen de pool medeverantwoordelijk is voor het geheel. En als iemand iets wil – van een training tot een uitje – gaat diegene daar zelf mee aan de slag. “Je vraagt advies aan enkele collega’s en minstens twee MT-leden. Als je positief advies krijgt, mag je het gewoon regelen. We beslissen samen. Zo stimuleren we proactiviteit én willen we het maximale halen uit de talenten binnen de pool. Om kennis te delen en stimuleren is ook de Programmagarage in het leven geroepen, een andere vruchtbare samenwerking tussen KSG en onze ministeries.”

 

Een dynamisch proces
“Tijdens het hele ontwikkeltraject hebben we prettig samengewerkt met KSG. En nog steeds” stelt Jantien tevreden. “Op de momenten dat het nodig is, is er een hele strakke structuur. Op de momenten dat het kan, worden we ook losgelaten. Er is dus ruimte voor creativiteit en dankzij die structuur gaan we ook écht met creatieve ideeën aan de slag. Zo blijven we versterken. Dat sluit goed aan bij de fase waar we in zitten. Onze transitie – en de huidige tijdsgeest – vraagt om wendbaarheid, dat hebben ze bij KSG goed begrepen. Bovendien voelen onze contactpersonen bij KSG voor ons niet als ‘mensen die we inhuren’, maar als gewaardeerde collega’s. Chiel begeleidde bijvoorbeeld niet alleen onze MT-dag, hij vierde daarna ook het feestje om de behaalde resultaten gewoon mee. Dat voelt logisch; hij maakt deel uit van onze successen.”

 

Klaar voor de toekomst
De pool had nog geen stabiele basis; geen MT, geen vaste structuur. Jantien: “Dat hebben we samen opgebouwd. We zijn nu echt een team, opgewassen tegen de uitdagingen waar we voor staan. De sfeer is goed, we hebben allemaal onze rol gevonden en we voelen de gedeelde verantwoordelijkheid echt. POOL draait ook echt goed; we worden goed gevonden, zowel door klanten als door sollicitanten. En dat hebben we ook aan KSG te danken.”