De Programmagarage zorgt voor betere resultaten én tijdwinst

Het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit wil beter worden in programmatisch werken. Samen met KSG ontwikkelde het de Programmagarage, waarbij opdrachtnemers én opdrachtgevers binnen de organisatie samen optrekken om betere resultaten en tijdwinst te realiseren. Een mooi voorbeeld van leren door te doen!

 

Binnen het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselveiligheid is er veel aandacht voor de beleidsinhoud en de geformuleerde doelen van programma’s en projecten. Voor zaken zoals planning, risico’s en het goed omgaan met stakeholders, was er echter nog geen vastgestelde aanpak. Ook waren er door tijdsdruk tijdens de uitvoering weinig momenten van overleg en reflectie tussen opdrachtgever en -nemer. Opdrachtgever voor de Programmagarage Lieke Hendrix: “Vanuit het ministerie waren we op zoek naar een manier om beter te worden in programmatisch werken, om de opgaven die we hebben beter aan te kunnen. Niet alleen de opdrachtnemers, maar ook de opdrachtgevers hadden training nodig. De ervaring leert namelijk dat goede input van een betrokken opdrachtgever een belangrijke factor is voor het slagen van een programma of project. Daarnaast was er vraag naar organisatieadvies, zodat we onze organisatie beter in konden richten op programmatisch werken.”

 

Kaders bepalen
Het besluit om KSG in te schakelen was snel genomen. “KSG werkte al eens eerder samen met het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselveiligheid en dit is ons erg goed bevallen”, vertelt Lieke. “Ook nu nam KSG weer de tijd om onze vraag goed in kaart te brengen. In een aantal gesprekken bepaalden we samen de kaders voor dit project en hebben we flink gebrainstormd. Zo ontstond het idee voor de Programmagarage: een leer- en ontwikkelpad dat ervoor zorgt dat opdrachtgevers en opdrachtnemers samen hun potentieel maximaal benutten wanneer ze programmatisch werken.”

 

Tijdwinst en betere resultaten
Zestien opdrachtgevers en -nemers namen in het kader van de Programmagage deel aan zes sessies, begeleid door KSG. De Programmagarage volgt de tijdlijn van een programma, van opdracht tot afsluiting, en creëert hierbinnen structuur en houvast. Lieke: “KSG introduceerde tools en formats, bijvoorbeeld een format voor de programmaopdracht. Tijdens de sessies gingen we aan de slag met zaken die sowieso moesten gebeuren, zoals het bespreken van de programmaopdracht en voorgangsrapportages. Daarnaast was er tijd en ruimte om samen even stil te staan, vooruit te blikken en te reflecteren. Dat schiet er in de dagelijkse praktijk nog wel eens bij in. We combineren werken met meer structuur met meer samenwerking. Hierdoor ontstaat wederzijds vertrouwen, leer je van elkaar en durven mensen samen zaken te omarmen of onderzoeken. Het werkt bevrijdend om samen de verantwoordelijkheid te delen! De Programmagarage zorgde hierdoor niet alleen voor tijdwinst, maar ook daadwerkelijk voor betere resultaten.”

 

Borging binnen het ministerie
Een extra onderdeel van het project, was het betrekken van de gezamenlijke pool van de ministeries van Landbouw, Natuur en Voedselveiligheid en Economische Zaken. Lieke: “KSG kan de Programmagarage heel goed begeleiden. Om het project te borgen binnen onze organisatie, vinden we het daarnaast belangrijk om ook zelf de Programmagarage te kunnen draaien. KSG betrok daarom de mensen uit onze pool en liet hen bijvoorbeeld een programmastart of reflectiemoment organiseren en begeleiden of de begeleiding tussen sessies in verzorgen. Hierdoor weten zij wat het betekent om een traject van de Programmagarage te draaien en kunnen zij dit uiteindelijk ook zelf doen.”

 

KSG houdt ons scherp
De samenwerking tussen het ministerie en KSG verliep erg goed. “KSG luistert goed, denkt mee én houdt ons scherp. De Programmagarage leert opdrachtgevers en -nemers om beter programmatisch werken, maar dan moeten we natuurlijk wel zelf het goede voorbeeld geven. Het was fijn dat KSG ons hier scherp op hield en ons goed in onze rol van opdrachtgever voor dit programma zette. Met een mooi resultaat. Programmatisch werken leeft binnen het ministerie. Mensen vinden het een goed idee om projecten en programma’s met dit instrument aan te pakken. Het project krijgt dan ook een vervolg. In het najaar starten we samen met KSG de Programmagarage 2.0.”