Wilt u meer informatie? Download onze brochure.
Nooit meer deadlines?
Een vraag
Laat ik starten met een vraag. Wat is het tegenovergestelde van ‘fragiel’? Grote kans dat je antwoord ongeveer zoiets is als ‘robuust’. Nassim Taleb (een Libanees auteur, wetenschapper en voormalig derivatenhandelaar) leert ons dat dit niet het geval is. Het tegenovergestelde van ‘fragiel’ moet niet alleen maar bestand zijn tegen onheil, nee, het moet er zelfs beter van worden. Zoals een bosbrand soms kan zorgen voor meer biodiversiteit. Taleb noemt dit ‘antifragiel’.
Mijn collega’s en ik proberen KSG Trainers & Consultants zo antifragiel mogelijk te maken. Een organisatie te bouwen die beter wordt van spanningen van binnen en van buiten. Graag deel ik hier met jullie af en toe wat over onze ervaringen.
De focus op deadlines loslaten
Een klein onderdeel van de beweging naar antifragiliteit is om ons te focussen op het stellen van de juiste prioriteiten in plaats van het werken naar deadlines. Het gevaar van het stellen van (en het te stevig vasthouden aan) deadlines is dat je je best gaat doen om werk voor elkaar te krijgen enkel en alleen omdat je een deadline af hebt gegeven. Je wilt je collega’s niet teleurstellen. Je wilt niet degene zijn die zegt: ‘ik heb niet geleverd’. Je wilt aan jezelf en je omgeving niet toegeven dat je iets niet gehaald hebt, misschien zelfs verzaakt of gefaald hebt. Dit is in onze ogen niet zo’n gezonde driver. Je stelt je namelijk niet meer de vraag of je de juiste keuzes maakt onder de huidige en toekomstige omstandigheden. Je laat je in het slechtste geval zelfs leiden door het krampachtig vasthouden aan afspraken uit het verleden.
Elkaar bevragen op prioriteiten
Liever bevragen we elkaar op welke prioriteiten iemand stelt en dagen we elkaar uit op het waarom hiervan. Wij geloven dat je op deze manier de juiste gesprekken voert. Je zet elkaar scherp en besluit onder veranderende en onvoorspelbare omstandigheden steeds opnieuw wat nodig is. Je maakt je beslissingen beter als gevolg van spanningen die op je af komen.
Om te zorgen dat we niet gaan soleren en een goede samenwerking te bewaken, is iedereen verplicht om op elk moment inzicht te geven in welke prioriteiten hij of zij stelt, of om een projectie te geven over wanneer hij of zij verwacht iets klaar te hebben. Je moet dus transparant zijn over je keuzes.
Vijf prioriteiten per kwartaal
Verder stellen we op organisatieniveau elke drie maanden onze vijf belangrijkste prioriteiten. En dat doen we dan bijvoorbeeld als volgt: ‘marketing heeft deze drie maanden prioriteit 1, zelfs als dat ten koste gaat van interne opleiding voor de consultants’. Of ‘interne opleiding voor consultants heeft dit kwartaal prioriteit 2, zelfs als dit ten koste gaat van het uitvoeren van declarabele L&D trajecten bij opdrachtgevers’. Door deze laatste zinsnede op te nemen (…., zelfs als dit ten koste gaat van …….), krijgt het stellen van onze prioriteiten waarde en maken we daadwerkelijk keuzes. Elk kwartaal stellen we de prioriteiten opnieuw. Op deze manier kunnen we ons snel aanpassen aan de werkelijkheid en wordt het voor iedereen ‘dragelijk’ om lastige keuzes te maken. Je weet dat een prioriteit die voor jou, of jouw opdrachtgever lastig uitpakt maar tijdelijk is en wellicht over een maand weer anders ligt.
Deze aanpak zorgt bij ons voor meer rust, overzicht, wendbaarheid en een gezamenlijk gevoel van verantwoordelijkheid voor prioriteren. En hopelijk voor een flinke dosis antifragiliteit.
Onlangs waren mijn collega Annemiek Verweij en ikzelf bij een opdrachtgever waar hun consultants net als wij vraagstukken hebben die te maken hebben met effectief samenwerken, prioriteiten stellen en innovatieve en efficiënte manieren van overleggen en afstemmen. Wij hebben hen meegenomen in deze manier van denken en de vraag ligt er nu om hen hier verder in te begeleiden. Mocht je ook zulke vraagstukken hebben en meer willen weten, neem dan gerust contact op met Annemiek Verweij of Arne Stoffer op 030 – 60 40 100.
